一 : 中华人民共和国归档文件整理规则

中华人民共和国归档文件整理规则

1 范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。[www.61k.com]?

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2 定义

本标准采用下列定义。

2.1 归档文件?

DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准

2001-01-01实施

2.2 归档文件整理?

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.3 件?

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 3 整理原则

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件.

4 质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法

5.1 装订?

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.2 分类?

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归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。[www.61k.com）同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1 按年度分类?

将文件按其形成年度分类。

5.2.2 按保管期限分类?

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 按机构(问题)分类?

将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

5.3 排列?

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号?

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4 件号：文件的排列顺序号。?

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5 编目?

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.1.1 件号：填写室编件号。

5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。

5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

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5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。（www.61k.com］文件中有图文的页面为一页。

5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6 装盒?

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5.6.1 档案盒

5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为

310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。

5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

5.6.2 备考表?

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

机关文件材料归档范围和保管期限规定

（2006年12月18日）

第一条

为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

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第二条

本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。[www.61k.com]

第三条

机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条

机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

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第七条

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。[www.61k.com］

第八条

定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

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机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。[www.61k.com］

第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

第十三条

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条

本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。 附件：文书档案保管期限表

1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料（永久）

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）

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1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

1.4 讨论未通过的文件 （10年）

2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册（永久）

2.2 讨论未通过的文件（10年）

3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）

4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

5 机关联合召开会议的文件材料

5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要（永久）

5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）

6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计（永久）

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 （30年）

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排（10年）

7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件

7.1 重要的 （永久）

7.2 一般的（30年）

7.3 本地区、本机关工作汇报材 （30年）

8 本机关业务文件材料

8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久）

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8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1 重要业务问题的（永久）

8.2.2 一般业务问题的（30年）

8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

8.3.1 重要业务问题的（永久）

8.3.2 一般业务问题的（30年）

8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）

8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的（永久）

8.5.1.2 一般业务问题的 （30年） 8.5.2 本机关为协办的 8.5.2.1 重要业务问题的（30年） 8.5.2.2 一般业务问题的（10年） 8.6 本机关编辑、编写的文件材料 8.6.1 大事记、组织沿革等（永久） 8.6.2 简报、情况反映、工作信息等（10年） 8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料 8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等（永久）

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 （永久）

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料（10年）

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 8.7.5.1 重要的（永久） 8.7.5.2 一般的（30年） 8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久） 8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料（10年） 8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久） 8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 （10年）

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8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活 动形成的文件材料

8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记 （30年） 9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 （ 永久）

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 （ 30年）

9.3 人事任免文件（永久）

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的（ 永久）

9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 （30年）

9.5、对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 （永久）

9.5.2 受到警告处分的（30年）

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 （永久）

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 （永久）

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 （ 永久）

9.9 职工名册 （永久）

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 （永久）

9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 （永久）

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 （永久）

9.10.4 情况反映、工作简报 （10年）

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

9.11.1 重要的（永久） 9.11.2 一般的 （30年） 9.12 保卫部门的安全检查、调查记录（10年） 9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料 9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 （永久） 9.13.2 其他有处理结果的 （30年） 10 本机关事务管理文件材料 10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 （永久）

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10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 10.2.1 重要的 （永久）

10.2.2 一般的（10年)

10.3 接待工作的计划、方案

10.3.1 重要的 （30年）

10.3.2 一般的 （10年）

10.4 机关财务预算 （30年）

10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 （30年）

10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1 重要的（永久）

10.6.2 一般的 （10年）

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久） 10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）

11 上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

11.1.1 重要的 （永久）

11.1.2 一般的 （10年）

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 （10年）

11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 （永久）

12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 （10年）

13 下级机关报送的文件材料

13.1 重大问题的专题报告（30年）

13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 （10年）

二 : 归档文件整理规则

三 : 90山西省《归档文件整理规则》实施细则

山西省《归档文件整理规则》实施细则

（2002年3月18日）

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1.本细则规定了归档文件整理的原则和方法。

2.本细则适用于山西省各级机关、团体及其他社会组织。

3.归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

4.归档文件的整理指对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化的过程。

5.一件一般指一份文件，即每份文件的正本与定稿、正件与附件、原件与复制件、转发文与被转发文为一件，统计报表、名册、图册等一册（本）为一件。

6.归档文件整理质量要求

6.1归档文件的整理原则是:遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

6.2归档文件齐全完整，已破损的文件进行了修整，字迹模糊或易褪变的文件附有复制件或作耐久性处理。

6.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案长久保管的要求。

7.归档文件的整理方法

7.1装订

7.1.1归档文件按件装订。归档文件要去掉金属物，另加封面（图1），采用三孔一线、缝纫、不锈钢夹等方法在左侧装订。已经成册的报表、图册保持原册封。

7.1.2件内排序:正本在前，定稿在后;正件在前，附件在后;原件在前，复制件在后:转发文在前，被转发 文在后。

7.1.3编制页号:归档文件按件逐页编制页号，以固定件内材料的顺序和位置。页号用阿拉伯数字在有文字正面的右下角、背面的左下角标注;已有页码的报表、图册不再新编页号;文件的封面不编页号。

7.2分类

归档文件—般采用年度—组织机构—保管期限分类法，归档文件数量较少的单位可按年度—保管期限进行分类。

7.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。

7.2.2按组织机构分类

将文件按其形成或承办机构分类。归档文件数量少的单位可以不按组织机构分类。

7.2.3按保管期限分类

将文件按其保管期限划为永久、定期两类。

7.3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间顺序排列，会议文件、统计报表、关于同一事由的来文与复文等成套性文件应集中排列。

7.4编制档号

档号由全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目组成。

7.4.1全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

7.4.2类目号:分类方案中类目的标识符号。

7.4.2.1一级类目代号:指一个全宗内档案分类方案中一级类目的标识符号，譬如机关档案室中文书档案标识符号为1。

7.4.2.2二级类目代号:以四位阿拉伯数字标识公元纪年。如二00二年标识为2002。

7.4.2.3三级类目代号:采用年度—组织机构—保管期限分类的，指的是机构的代号;采用年度—保管期限分类的，指的是永久、定期的代号。

7.4.2.4四级类目代号:采用年度—组织机构—保管期限分类的单位，永久、定期的代号。

7.4.2.5上、下位类目之间用“·”隔开。如某单位2002年文书档案永久类可标识为1·2002·1。

7.4.3件号:按排列顺序逐件编号。整理归档文件只编室编件号。

7.4.4页数:指每件归档文件的页数。

7.4.5保管期限:根据国家规定划定的文件的保管期限。

7.5编制目录

7.5.1归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（图

2）。

7.5.1.1件号:填写室编件号。

7.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

7.5.1.3文号:文件的发文字号。

7.5.1.4题名:文件标题。没有标题或者标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。

7.5.1.5日期:文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002年3月15日标注为20020315。

7.5.1.6页数:每一件归档文件的页数。

7.5.1.7备注:注释文件需说明的情况。7.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4型（长×宽为297mm×210mm）。

7.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面（图3）。

7.6装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊及备考表。

7.6.1档案盒

7.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据要设置30mm、40mm等几种规格（图4）。

7.6.1.2档案盒脊设全宗号、类目号、组织机构、室编件号、馆编件号等项目（图5—1）。件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。不按组织机构分类的单位，组织机构项空置不填（图5—2）。

7.6.1.3档案盒用无酸纸制作。

7.6.1.4档案盒由档案行政管理部门监制。

7.6.2备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（图6）。

7.6.2.1盒内文件情况说明:填写盒内文件的档号及文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

7.6.2.2整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

7.6.2.3检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

7.6.2.4日期:归档文件整理完毕的日期。

8.本细则由山西省档案局负责解释。

9.本细则自颁布之日起实施。

四 : 文书档案归档文件整理规则(DA/T22-2000)

文书档案归档文件整理规则(DA/T22-2000)

1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求

信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量1个企业现代化水平和综合实力的综合指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量1个企业档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步；企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。因为档案工作是项非常专业性的管理工作。档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。

2.电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。

文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

电子文件分为逻辑归档、物理归档2种形式：

逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。

电子档案存档的载体、份数：

推荐采用（优先顺序）载体：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。

电子化管理只是过程中的管理，电子文件一定与纸质文件双套制管理。有电子版文件必须有纸制文件。在这里重申一下，绝对的无纸时代并不存在，所有的纸质文件必须为原件。现在实行的电算化会计档案也是双轨制。

3.企业档案工作规范中，明确企业档案管理体制：要有分管档案工作的领导；要有负责档案工作的部门；要有做好档案工作的人员；档案管理形成网络；明确归档的形式。还要明确企业档案部门、企业部门工作管理职责。强调部门归档。

国家档案局就档案整理工作，推荐以“部门整理”为首选，理由是：形成文件材料的部门更了解文件内容和工作流程，更能准确的判断档案的价值，随时掌握文件材料的形成过程。

企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平。

企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和负责；企业各职能或承办部门及项目负责人应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员（文书）应负责收集、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。

文件管理职责应由企业内所有员工分担，推行企业各部门参与归档工作，首先是要建立能够适应企业管理需要的文件管理制度；其次是应明确参与文件形成于管理各类员工的权利和责任；第三是加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。

4.公文、档案制度：

（1）公文、档案制度不配套。

（2）公文、档案制度相互抵触。

（3）公文、档案制度之间脱节。

（4）公文、档案制度的滞后。

以上几种只是普遍存在的问题，如何克服，以下几点建议可供大家参考：

（1）公文、档案制度，应当是互补，多做一些征求意见，工作不要脱节，熟知工作流程等。

（2）办公自动化、档案系统应该整体规划、宏观指导，不要各顾各的，要有沟通。达到数据的平稳过渡。

（3）本单位产生的办法、制度，涉及到公文、档案方面内容，应当参与会签工作，防止不规范用词，标准不一，归档不全。

大家可以在单位提一些建议，公文运转的好坏，直接影响档案的质量和齐全、完整。这两项工作，是相辅相成的。

5.文书档案实现以件为整理单位进行归档，目的是简化归档手续，深化检索，首先要实现档案信息化系统。

齐全、完整、准确、系统：

齐全：是指文件材料不同的版本、稿次的齐全。

多指办法、制度、可研报告等。

完整：是指反映同一问题或方面的文件材料的收集要全面。

合同：签合同之前，有审批单、流转单、会签单等形式的处理单，要与合同作为一体进行归档。

发文：对某单位的批复，请示文件一定附在批复之后；

依据来文形成上报公文，依据性文件一定附在上报文件之后。

准确：是指文件材料是实际的真实反映，图务相符，文电一

致。

修改通知单的修改内容是否反映在图中。

发文的正件与原件是否一致，会签意见是否被修订采纳。

系统：是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。

表彰工作一般分为评选、推荐等过程。是同类事物不同

阶段组合在一起。

原件、复印件

原件：区别于复制件的原始文件。

红头、红章的公文称为原件。

亲笔签字，又盖章的称为原件。

复印件：与原件内容相同的复制件。

经过复印后，与原件一模一样，叫复印件。

6.归档工作：企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础，贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。

归档，办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。

符合归档3个条件：一是办理完毕；二是保存价值；三是系统整理。

办理完毕：是指文件相应的文书处理的程序已经完成，不论文件本身在实际工作中是否都还在发挥作用。

例如：（1）发文：经过起草、核稿、签发等环节，发出后，这份文件就称为“办理完毕”。可以归档。

（2）收文：不论是批复文件，还是通知，在收到以后，在文书处理上就称为“办理完毕”。收文要选择性的归档。

价值

归档主体，以本企业产生的有价值文件材料为主体。

防止：有档不归，有文必归。

收文的归档，要有选择性和针对性。选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。防止所有收文都归档这种情况。

请示性文件，没有接到批复文件，请示性文件不归档是

错误的；甚至有的单位把请示文件处理了，更是错误的。

7.分类

分类：执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-五大类》

分类：分到一级或者二级类目

分类方案：年度-问题（分类）-保管期限-件号

方案一：2006-0（党群）-永久-1

2006-0（党群）-长期-1

2006-0（党群）-短期-1

方案二：2006-0（党群）-永久-1

2006-1（行政）-永久-50

依次类推

集团公司要求所属企业，文书档案仍执行电力工业企业分类表0-五大类。

以下错误的归档方式，请现行修改：

个别单位，发文按照大流水分保管期限装盒归档；收文按照大流水装盒归档；这种情况是不符合国家档案局的要求。

8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录

归档时间：文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。

装订：建议不装订。作为永久、长期保存的档案必须拆

掉不符合要求的金属钉、塑料装具等；短期可以

不拆除金属钉，塑料装具等必须拆除。

档案盒脊背填写要求：（1）用档案盒同色纸打印出来条目，粘贴档案脊背上；

（2）用盖章、手填方式（首选）。

不允许在脊背上粘贴“白条”。

检索目录：必须具备符合要求的各式检索目录：文号检

索目录、分类检索目录、专题检索目录等。

档案系统应具备输出各式检索目录的功能。

检索工具装订方式：按照分类或者年度装订成册的。

顺序为：“归档文件目录”封面＋“归档文件目录”＋“备考表”

9.“件”

正本、定稿为1件（红头、红章为正本，起草的文稿为定稿）；

正文、附件为1件（正文所依附的附件，附件是正文的补充）；

原件、复制件为1件（被转发文：红头、红章原件；经过复

印的复制件）；

转发文、被转发文各为1件；

请示、批复各为1件（建议做2件，尤其上级单位的批复）；

报表、名册、图册等各为1件；

会议文件，如果有领导讲话，最好也单独为1件。责任者

登录领导全名，不得使用X总等称谓。

排序：（1）以转发文件为例

正文（红头红章）-被转发文件的复印件-定稿（起草的文稿）-转发文件的原件（红头红章）。

被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单，“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面，“归档章”盖在“处理单”上。

（2）同一事由的排序，可以按照时间、文号等形式排序。相对集中。

10.“归档章”

归档章的大小，严格按照标准，不要任意添加内容。

归档章，盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。

归档章包括“六”项内容，只须填写其中“四”项。全宗号、馆编件号不用填写。

全宗号、馆编件号：不填。档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案，档案馆（局）给予被移交档案单位的代号。企业不向档案馆移交，这两项为空。

年度：必填项目，阿拉伯数字，4位。不允许只填后两

位。例如：06。

室编件号：必填项目，填写文件排列的顺序号。

问题：必填项目。直接填写分类号。

保管期限：必填项目，建议使用汉字全称。可以用简称（汉字）永、长、短；可以用代码。

注意：（1）填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料，不能使用铅笔等。

（2）电力企业都是按照分类表进行归档，在制作档号章、档案盒时，机构这个2个词不用印制，直接省略。

11.编目

编目包括“归档文件目录”封面；“归档文件目录”；“备考表”(www.61k.com)

“归档文件目录”应注意的问题：

件号：是文件的排列顺序号，件号是指固定归档文件的排列

先后顺序的重要标识。一定要准确。件号与实物一定

相符。

责任者：必须与印章同样，不得使用简称，不能使用本公司、本单位等字样。个人必须使用全名，不得写X总。

文号：照实抄录，文件代字、年度、顺序号都不能省略。字、

虚号，可不用抄写。

公文也有要求，在编制文件代字时，不允许有字、虚

号“0”等字样。

题名：照原文抄写，不能简写、缩写。如果没有标题或者需要补充标题内容，加注“[]”，自拟标题。登录会议纪要等要自拟标题。

日期：月、日是1位数字，在前面加“0”。标准为20070101或者20071203。中间不用加“.”、“＿”等字符。

页数：是每件文件的页数。

备注：可以对这件文件加以特殊标注。例如：此份文件带有“密级”，在备注一栏标注“秘密”等字样。

“备考表” 应注意的问题：

盒内文件情况说明：（1）文件收集齐全完整程度。例如：依据来文，形成上报的公文，依据文件是否归档；批复公文，请示文件是否附在批复后面？

（2）文件本身的状况：字迹模糊、缺损，复印、传真件等情况；

（3）整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况；

（4）声像材料的说明。

整理人：负责该盒归档文件的人员姓名，明确责任，亲笔签

字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

检查人：负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名，亲

笔签字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

整理人、检查人：一是档案人员或者档案负责人；二是档案负责人或者负责档案部门的负责人。

目录的排序：“归档文件目录”要放在这盒归档文件的首页；“备考表”放在这盒归档文件的最后。

五 : 归档文件整理规则

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本文标题：归档文件整理规则-中华人民共和国归档文件整理规则
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