一 : 准备会议通知须知

    会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。
    书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
    书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。
    电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内容都要写得明确具体，不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。
    传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。
     墙报通知 墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲会、报告会），要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多，会场容纳不下，造成不好的效果。

 

 

　

二 : 会 议 须 知

尊敬的参会嘉宾：

感谢您莅临 “第二届全省三级医院院长例会”，希望您从本次会议中能获得更多收益。在整个会议期间，如您有任何需求或疑问请筹备组工作人员联系，联系人：

我们将竭诚为您服务。现将此次会议的有关会务事项说明如下，供您参考：

一、住宿须知 ：

1．请参加会议的各位代表自觉遵守酒店的相关规定；

2．自觉维护环境整洁，请不要在酒店区域内吸烟，谨防发生火灾；

3．为方便参会代表安排相关行程，经筹备组与酒店协商，

4. 筹备组为您预定的房间含早餐。

5. 不统一住宿的参会代表请自行安排会议期间的住宿及早餐，有任何问题可在报到时咨询筹备组。

二、参会注意事项：

1．会议时间：

请各位参会代表提前十分钟到达会议会场；

注：如有更改以大会现场通知为准。

2．会议进行期间请关闭手机或设置为静音模式，会议室内禁止吸烟；

3．请您在会议期间保管好自己的随身物品；

4．会议期间如需帮助，请与筹备组工作人员取得联系，切勿轻信陌生人；

三 : 13会议中心会务须知

会议中心会务须知

一、会场概况：

会议中心一楼会议室最多可容纳80人。其中东侧主席台13人、西侧13人、南侧5人、北侧5人；主席台后至多放3排,每排18人。

会议中心二楼会议室最多可容纳190人。主席台13人。与会人员区。分三列摆放：最多可以放9排，西侧每列6人、中间每列10人、东侧每列6人。整体摆放：最多可以摆放9排、每排22人。

会议中心多媒体会议室最多可容纳100人。主席台9人。可以摆7排，南侧列2人、中间列9人、北侧列2人。 会议中心报告厅最多可容纳605人。

二、席卡顺序：

（XXX负责打印、找出席卡，按照顺序摆放；负责办会秘书核查；重要会议席卡座次由主任、县领导拍板。）

1、领导顺序：

2、县直部门顺序：

县委办、信访局、人大办、政府办、政协办、纪检委、人武部、县委督察组、县政府咨询组、县关工委、组织部、老干局、宣传部、文明办、文联、统战部、政法委、县直机关工委、编办、发改委、物价局、教育局、科技局、经信委、公安局、监察局、民政局、司法局、财政局、人社局、国土局、环保局、住建局、交通局、农委、水利局、商务局、文广体新局、卫生局、人口计生委、审计局、统计局、行政执法局、食品药品监管局、法院、检察院、党校、档案局、行服中心、民宗局、安监局、林业局、粮食局、畜牧水产局、农机局、招商局、供销

社、招标局、旅游局、建投公司、城投公司、经开区、城南园区、沫河口园区、沱湖管理处、县总工会、团县委、县妇联、县科协、县残联、武警中队、消防大队、国税局、地税局、工商局、质监局、气象局、邮政局、公路局、海事处、河道局、怀管局、供电公司、人行、银监会五河办事处、农发行、工行、中国银行、建行、农行、信用联社、徽行、邮政储蓄银行、人民财产保险公司、人寿保险公司、公积金中心、烟草专卖局、新华书店、电信公司、移动公司、联通公司、铁通公司、中石化五河分公司。

3、乡镇顺序： .

三、会场准备（XXX负责会场的总协调和调度，检查日常会务用品是否齐全并及时购置，及时维保，确保会议中心运转顺畅）

1、会议室厕所：

A.地面干净、无明显水迹、防滑垫铺设得当、无异味（保洁员）

B.各个蹲位摆放干净的垃圾篓、洗手池旁边摆放干净的垃圾篓、能够开窗通风的是否开窗、有换气扇的是否开启（保洁员）

C. 洗手液、香皂、抽纸、厕纸、檀香、蚊香、男厕小便池上烟灰缸（干净）（XXX）

D.洗手间配备一支干的“长推子”，便于快速拖干地面（保洁员）

E.由保洁员定期向男厕小便池投放“樟脑球”，会前检查樟脑球是否有（保洁员）

2、各侯会室：

A. 沙发茶几干净、地面干净、物品摆放有序、通风良

好、无异味（茶水服务）

B. 温度适宜（是否需要开空调）（XXX）、鲜花摆放整齐有序、花盆干净（XXXX摆放、XXX检查）

C. 能够及时为侯会领导提供茶水服务（XXX）

D.烟灰缸够用且干净（XXX）

E.垃圾篓干净够用（保洁员）

3、会场

A.会议室座椅、地面、窗户、操作台、空调室内机、垃圾篓、墙面（完整）、墙角干净整洁（保洁员），室内无异味、通风良好、室内温度适中（用空调调节）（XXX）

B.检查灯光是否正常，如有灯泡不亮的，要及时更换（灯泡瓦数一致）（技师负责，XXX购买）

C.检查窗户是否稳固、窗帘是否稳固、地板是否有缺损、线路是否畅通安全、地下接线盒是否完整安全（XXX）

D.按会议要求摆放主席台、发言台或主持台，根据领导需求，提供垫台；检查主席台区座椅是否安全、稳固，整齐，擦拭座椅。（XXX指导、协助物业摆放）

E.根据参会人员多少和坐区安排，摆放参会区座椅、席卡，检查座椅是否安全、稳固、整齐，擦拭座椅。（XXX指导、协助物业摆放）

F.席卡、座位卡、坐区指示牌、坐区示意图摆放整齐、显眼；按照需要摆放引导牌，要大方得体、位臵适中（XXX）；会标悬挂（XXX指导XXX，按照要求悬挂；办公室会议用会标均有XXX负责）

G.根据会议要求摆放欢迎牌、展示牌（是否抗风、稳固，要多次检查），引导牌是否摆放合理（XXX）；红地毯铺设是

否到位、稳固（互相压实、胶带铁钉粘合），地垫是否摆放合理、得体；（XXX负责，物业相关人员参与）

H.根据会议档次摆放花草，提前半天摆放完毕，鲜花会前2小时到位。（XXX根据各单位要求、办公室安排，联系XXX摆放）

I. 反复调试音响、话筒、投影仪，主要发言者话筒2支，准备备用话筒1-2个。（技师）

J.主席台一律摆瓷杯子、磁碟、面巾纸、湿巾（另外，多准备一点，防止临时调换、增加）；参会人员坐区根据需要，摆杯子和用品。至少会前2小时（特殊情况除外），摆好各类用品，用品摆放要横、竖、斜成直线（可以用白线拉 一下）。（xxx）

K.根据会议档次和主办单位确定领导、参会人员茶叶等次及茶叶来源，并在会前1小时落实好，保证够用并且有富余，防止突然增加参会人数。

L.如果有签字仪式，必须准备签到台，保证稳固、干净，确定好抬签到台、放签字笔和签字席、递文本的人员；签字笔每人各3支并试多次；

M.涉及到颁奖的，一定要明确领奖人上台、下台口，引导人员，颁奖次序，颁奖领导，服务人员要统一着装（大方得体）

N.需要悬挂如党徽、党旗及其他标识物的，一定要保证牢固、干净

O.会前再次保洁（注意墙角旮旯），再次检查席卡、座次、会务材料、磁碟、面巾纸、湿巾、瓷杯、话筒、音响、投影仪、开水量、茶叶、花草、地毯、地垫、卫生是否有缺漏

P.会议必须用的电线、数据线要走向合理、固定

Q.摆放“此排后不坐人”、“记者席”、“工作人员席”等。 R.外围和会议室周边保安、保洁、茶水服务人员、会场服务人员、电气设备和供电等技术保障人员是否到位。（会议主办者）

S.大型会议、重要会议需要有发电车备用，请物业和供电公司技术人员对接好，并始终在岗。（会议主办人员负责联系）

T.夏天会场、侯会室、厕所的灭蚊、灭蝇

U.涉及用电脑、播放视频的，要有备用电脑一台，备用U盘一个或备用光碟一张。

V.连续会议的要在每次会议前再次检查，明确专人负责，更换鲜花。

W.会务准备人员、会场负责人、保洁、茶水、工程保障、电气保障人员、会议主办方负责人之间要互留电话号码，便于随时联系

四、注意事项

1、会议中心外围卫生、花草修剪

2、会场外展板、条幅、彩旗的安放、固定（会议主办者）

3、会场外围花草的摆放、设臵要与原有绿化一致（会议主办者）

4、安排1-2名保安负责车辆停放、协助做好车辆调度（物业）

5、备用话筒、备用电脑一定要准备

6、会前5分钟倒第一遍水，只倒杯子的一半；会议开始后倒满；主要领导讲话时不倒水，尽量减少会场人员走动

13会议中心会务须知_会议须知

7、会议开始后，要有人立即将会议室门关上，并随时有人盯着门，及时关门；随时注意领导的手势、眼神，尽快为领导提供服务

8、录音笔由服务员放臵

9、两办主任一般安排在可以畅通出入的座位

10、参会区桌椅要考虑工作人员的坐席

四 : 会议礼仪须知

    （一）会议座次排定
    一是环绕式。就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就座。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，也最流行。
    二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。
    三是圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐。二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。
    四是主席式。这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐。
    （二）会议发言人的礼仪
    会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
    自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。
    如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
    （三）会议参加者礼仪
    会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
    （四）主持人的礼仪
    各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
    1．主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。
    2．走上主席台应步代稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，对快、热烈的会议步频应较慢。
    3．入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。
    4．主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。
    5．主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。
    6．主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。（完）

五 : 准备会议通知须知

    会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。
    书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
    书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。
    电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内容都要写得明确具体，不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。
    传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。
     墙报通知 墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲会、报告会），要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多，会场容纳不下，造成不好的效果。 本文标题：会议须知-准备会议通知须知
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